Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste | E.Ahlström
Päivitetty 2.5.2024
Meillä asiakasrekisterin pitäjänä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla asiakkaitamme rekisteristämme ja sen käytöstä. Tässä tietosuojaselosteessa haluamme kertoa mahdollisimman avoimesti ja läpinäkyvästi siitä, miten E.Ahlströmillä käsittelemme tietojasi.
REKISTERINPITÄJÄ
E.Ahlström Group Oy (2851697-3)
Ja sen tytäryhtiöt:
E.Ahlström Oy – Liiketoiminta Suomi (2570110-2)
E.Ahlström Baltics Oü – Liiketoiminta Viro (11220176)
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Petri Nupponen
E.Ahlström Group Oy
Kuortaneenkatu 1
00520 Helsinki
010 3495 100
petri.nupponen@eahlstrom.fi
REKISTERÖIDYT
Asiakasrekisteriimme on tallennettu tietoja
• asiakasyrityksistämme ja niiden yhteyshenkilöistä
• potentiaalisista yritysasiakkaistamme
• meiltä tilauksen tehneistä kuluttaja-asiakkaista
• meiltä uutiskirjeen tilanneista kuluttaja-asiakkaista
• verkkosivujen kautta yhteystietonsa jättäneistä asiakkaista
REKISTERIN PITÄMISEN KÄYTTÖTARKOITUS JA PERUSTE
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, joita ovat:
• Tilaussopimuksen täytäntöönpano
• Asiakassuhteen hoitaminen
• Toimintamme ja palveluidemme esittely ja markkinointi
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun käsitellä asiakastyössä ja liiketoiminnan harjoittamisessa tarvittavia tietoja.
Kuluttaja-asiakkaiden suoramarkkinoinnin osalta henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaalta saatuun suostumukseen.
REKISTERIIN TALLENNETTAVAT HENKILÖTIEDOT
Asiakasrekisterimme sisältää seuraavat tiedot:
Asiakas- ja yhteystiedot
• Yritys
• Nimi
• Rooli/ titteli
• Osoite
• Sähköposti
• Puhelinnumero
Asiakastiedot
• Tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista
• Tiedot suoramarkkinointiin liittyvistä kielloista ja suostumuksista
• Tiedot käytetyistä maksutavoista
Muut henkilötietojen kaltaiset verkkokaupasta keräämämme tekniset tiedot
• IP-osoitteet
• käyttöjärjestelmä ja laitetyyppi
• verkkokaupan haku- ja sivuhistoria
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen asiakaspalvelu@eahlstrom.fi.
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä jotain henkilötietoasi.
Suoramarkkinointikielto
Sinulla on milloin tahansa oikeus kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
Poisto-oikeus
Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Säännönmukaiset rekisteriin kirjattavat asiakastiedot saamme:
• asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
• asiakkaalta itseltään verkkokauppatilauksen yhteydessä
• asiakkaalta itseltään uutiskirjetilauksen yhteydessä
• asiakkaalta itseltään erilaisista tapahtumista
• asiakkaalta itseltään nettisivujen chatin keskusteluista
Rekisteriin voidaan myös kirjata asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden tietoja muista yksittäisistä lähteistä.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta E.Ahlström Group Oy konsernin ulkopuolelle.
Tietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän (E.Ahlström Group Oy:n) toimeksiannon yhteydessä kolmannelle osapuolelle. Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Mikäli tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme, että siirtojen yhteydessä noudatetaan EU-komission hyväksymiä järjestelyjä.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
• Dotdigital
• Adobe Commerce
• Microsoft (sähköposti)
• Digia
• DB Schenker
• Salesforce
KÄSITTELYN KESTO
Henkilötietojasi käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus välillämme on olemassa. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.
Asiakas- ja markkinointirekisteristä poistamme tarpeettomat henkilötiedot 12 kuukauden välein. Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT
Asiakasrekisteriä käsittelevät E.Ahlström Group Oy konsernin työntekijät, joilla on peruste tietojen käsittelylle.
Asiakasrekisteriä käsittelevät myös IT-ylläpitäjämme:
• Solteq Oy
• Config Oy
Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
TIETOJEN SIIRTO EU:N ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietojesi käsittely on meille tärkeää. Tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi käytämme seuraavia suojatoimia:
• Suojaamme verkkosivujemme internetyhteyden (https)
• Käytämme palomuuria
• Salaamme tietoja (kryptaus)
• Rajaamme rekisteriin pääsyn vain niihin henkilöihin, jotka tietoa tarvitsevat
• Sitoutamme henkilökuntamme salassapitosopimuksella
• Rekisteri sijaitsee palvelimilla, jonne pääsy asiattomilta on estetty
• Rekisteristä otetaan säännölliset varmuuskopiot
EVÄSTEET
Verkkosivumme (https://www.eahlstrom.fi) käyttää evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille myös mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.
Sivustollemme saapuessasi voit valita, mitkä evästeet haluat sallia. Tekemääsi valintaa voit muokata myöhemmin ruudun alareunassa näkyvää hammasratasta painamalla. Tämän lisäksi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä.